C'est un défi bien connu dans le domaine de la logistique internationale. Les marchandises parcourent parfois des milliers de kilomètres, alors qu'une seule donnée manquante peut les bloquer au dernier moment. C'est pourquoi il devient de plus en plus important de bien organiser les flux d'informations liés au transport. La numérisation offre de plus en plus de possibilités à cet égard et transforme la manière dont les acteurs de la logistique collaborent.

Les marchandises voyagent, mais les informations doivent les précéder

Le transport international de marchandises implique un volume considérable d'informations, surtout lorsque les marchandises sont importées de pays hors de l'Union européenne. Les douanes doivent notamment pouvoir déterminer ce qui est transporté, d'où proviennent les marchandises, quelle est leur valeur et quelles sont les règles qui s'y appliquent. Cela nécessite des documents corrects et des données fiables.

Prenons l'exemple d'une facture commerciale sur laquelle les marchandises sont simplement décrites comme des « pièces détachées ». Si le fournisseur et le destinataire savent peut-être exactement ce que cela signifie, pour les douanes, une telle description n’est souvent pas assez précise. De quel type de pièces s’agit-il, à quoi servent-elles et de quel matériau sont-elles faites ? Ces détails peuvent être déterminants pour le code des marchandises approprié, les droits d’importation et les éventuelles exigences supplémentaires.

Ce qui est intéressant, c’est que ces problèmes surviennent souvent avant même que la cargaison ne soit en route. Les informations nécessaires sont disponibles quelque part dans la chaîne logistique, mais ne parviennent pas toujours à temps à la partie qui doit les utiliser. Plus le nombre de parties impliquées est élevé, plus il est important de bien organiser cet échange d’informations.

Pourquoi saisir sans cesse les mêmes informations ?

Une expédition internationale passe entre de nombreuses mains. Le fournisseur, le transitaire, le transporteur, le déclarant en douane et le destinataire ont chacun leurs propres responsabilités. De plus, ils utilisent souvent des systèmes différents. C’est pourquoi un bon échange d’informations est essentiel au bon déroulement du processus logistique.

Dans la pratique, cela implique encore régulièrement d’envoyer des e-mails, de transmettre des documents et de saisir manuellement des données. Chaque opération supplémentaire prend du temps et augmente le risque d’erreurs. Pourquoi saisir à nouveau des informations si celles-ci sont déjà disponibles sous forme numérique ?

Chez Bos Logistics, la numérisation joue un rôle important dans la manière dont nous organisons nos services. Grâce à des interfaces EDI, les systèmes peuvent échanger directement des données entre eux. Il s’agit notamment des ordres de transport, des informations sur les commandes, des mises à jour des stocks et des documents. Les interfaces avec les systèmes ERP, TMS et WMS font également partie de nos capacités numériques.

Nous limitons ainsi le transfert manuel de données et veillons à une meilleure coordination entre les différentes étapes du processus logistique. Cela offre une meilleure visibilité à nos collaborateurs, clients et partenaires, qui dépendent tous d'informations actualisées et fiables.

Le dédouanement est soumis à des exigences spécifiques concernant les données et les documents fournis. Les parties concernées doivent pouvoir déterminer les formalités requises et vérifier si les informations sont complètes et exactes. Un système d'information numérique bien organisé facilite cette préparation et permet de repérer plus facilement et en temps utile les données manquantes.

Moins de papier, une meilleure visibilité

La manière dont nous gérons les documents évolue également. Chez Bos Logistics, nous utilisons notamment des lettres de voiture numériques via e-CMR, des signatures électroniques et l'archivage automatique. Les informations peuvent ainsi être enregistrées, retrouvées et échangées sous forme numérique.

Cela présente des avantages pratiques. Les collaborateurs passent moins de temps à rechercher, transmettre ou redemander des documents. De plus, les clients peuvent consulter eux-mêmes, via notre portail numérique, les informations relatives à leurs envois, notamment le statut du transport, les délais de livraison prévus et les documents disponibles.

Les déclarations en douane sont soumises à des procédures et à des exigences documentaires spécifiques. Néanmoins, l’évolution générale vers le travail numérique concerne également ce maillon de la chaîne logistique. Plus les données sont correctement enregistrées et mises à disposition, plus il est facile pour les parties concernées de coordonner leurs activités.

Nous continuons donc à travailler à l’interconnexion et à la numérisation de nos flux d’informations. Notre ambition est de réduire progressivement les étapes de transfert manuelles et de mettre les informations à disposition de manière claire pour les personnes qui les utilisent.

Quel rôle l'IA peut-elle jouer dans ce domaine ?

Avec la numérisation, de plus en plus d'informations deviennent disponibles. Cela offre la possibilité d'exploiter les données de manière plus intelligente et d'améliorer encore les processus. L'intelligence artificielle, ou IA, joue un rôle intéressant à cet égard.

Dans le secteur de la logistique, l’IA peut par exemple être utilisée pour analyser de grandes quantités de données, identifier des schémas récurrents et détecter plus tôt les anomalies. Elle offre également des opportunités dans le traitement des documents et l’évaluation des retards potentiels. Son applicabilité dépend toutefois fortement de la qualité des données disponibles et de la conception du processus.

Chez Bos Logistics, nous faisons désormais nos premiers pas avec l’IA sous la forme de projets pilotes. Nous étudions dans quels domaines cette technologie peut aider nos collaborateurs et quelles applications apportent réellement une valeur ajoutée dans la pratique. Ce faisant, nous examinons attentivement la fiabilité des données, l’utilité des résultats et le rôle du contrôle humain.

Ce dernier point est particulièrement pertinent pour les procédures douanières, où l'exactitude des déclarations et le respect de la législation et de la réglementation sont essentiels. Les nouvelles technologies peuvent faciliter la préparation et l'évaluation des informations, tandis que les collaborateurs spécialisés restent responsables de la bonne application des procédures.

Cette évolution ouvre des perspectives intéressantes. Lorsque les anomalies sont détectées plus tôt et que les informations peuvent être évaluées plus rapidement, cela laisse davantage de marge de manœuvre pour prendre des mesures en temps utile. Grâce à nos projets pilotes d'IA, nous explorons comment exploiter ces possibilités de manière responsable.

« Arrivé » ne signifie pas encore « dédouané »

Quelle que soit la numérisation de la chaîne logistique, les règles douanières restent en vigueur. Un conteneur peut déjà se trouver dans le port de Rotterdam ou un envoi par fret aérien peut déjà avoir atterri à Schiphol, sans que les marchandises puissent être directement acheminées vers le client.

Pour les marchandises provenant de pays hors de l’Union européenne, il faut préciser sous quel régime douanier elles seront acheminées. Parfois, les marchandises sont mises en libre pratique une fois les formalités requises accomplies. Dans d’autres cas, elles sont transportées vers un autre lieu sous contrôle douanier ou stockées temporairement dans un entrepôt douanier.

Le choix de l’itinéraire le plus approprié dépend notamment de la destination, du calendrier et de l’utilisation que le client souhaite faire des marchandises. Même lorsque toutes les informations ont été fournies correctement, les douanes peuvent décider de contrôler un envoi. Cela fait partie intégrante du trafic international de marchandises et peut avoir des conséquences sur la disponibilité du fret.

C’est précisément dans ces moments-là qu’une bonne coordination est essentielle. Lorsque les parties concernées connaissent le statut d’un envoi et que les informations sont partagées en temps utile, elles peuvent réagir plus rapidement aux changements. Les systèmes numériques facilitent cette vue d’ensemble, tandis que les collaborateurs mettent à profit leurs connaissances et leur expérience pour déterminer les mesures à prendre.

On remarque à peine quand le dédouanement se passe bien

Lorsque tout se passe bien, personne n’y prête vraiment attention. Les informations nécessaires sont disponibles, la procédure douanière appropriée a été suivie et les marchandises peuvent poursuivre leur acheminement comme prévu. Le camion roule, l’entrepôt traite l’envoi et le client reçoit ses marchandises. Derrière ce flux de marchandises apparemment tout à fait naturel se cache en réalité beaucoup de préparation, de collaboration et, de plus en plus, de technologie.

Chez Bos Logistics, nous réunissons tous ces éléments. Nous combinons le transport, l’entreposage et le dédouanement avec des solutions numériques que nous développons en permanence. Les systèmes échangent des informations, les documents sont disponibles au format numérique et, grâce à de nouvelles applications telles que l’IA, nous étudions comment améliorer encore nos processus.

Pour ce faire, nous nous appuyons sur les solutions numériques déjà utilisées aujourd’hui. Nous continuons d’investir dans des moyens de rendre les informations disponibles plus rapidement, de mieux coordonner les processus et d’offrir à nos clients une meilleure visibilité et une meilleure maîtrise de leurs flux de marchandises.

Car mieux les informations sont gérées tout au long du trajet, plus les marchandises peuvent atteindre leur destination en toute fluidité.