Dies ist eine bekannte Herausforderung in der internationalen Logistik. Güter legen manchmal Tausende von Kilometern zurück, doch schon eine einzige fehlende Angabe kann dazu führen, dass sie im letzten Moment stehen bleiben. Deshalb wird es immer wichtiger, die Informationsflüsse rund um den Transport gut zu organisieren. Die Digitalisierung bietet dabei immer mehr Möglichkeiten und verändert die Art und Weise, wie Logistikunternehmen zusammenarbeiten.

Die Fracht ist unterwegs, aber die Informationen müssen vorauseilen

Beim internationalen Güterverkehr fallen zahlreiche Informationen an, insbesondere wenn Waren aus Ländern außerhalb der Europäischen Union eingeführt werden. Der Zoll muss unter anderem feststellen können, was transportiert wird, woher die Waren stammen, welchen Wert sie haben und welche Vorschriften für sie gelten. Dies erfordert korrekte Dokumente und zuverlässige Daten.

Nehmen wir zum Beispiel eine Handelsrechnung, auf der Waren einfach als „Ersatzteile“ bezeichnet werden. Für den Lieferanten und den Empfänger mag vielleicht genau klar sein, was damit gemeint ist, aber für den Zoll ist eine solche Beschreibung oft nicht konkret genug. Um welche Art von Ersatzteilen handelt es sich, wofür werden sie verwendet und aus welchem Material bestehen sie? Diese Details können ausschlaggebend für den richtigen Warencode, die Einfuhrzölle und eventuelle zusätzliche Anforderungen sein.

Interessant ist, dass solche Probleme oft schon entstehen, bevor die Fracht überhaupt unterwegs ist. Die erforderlichen Informationen sind zwar irgendwo in der Lieferkette verfügbar, erreichen aber nicht immer rechtzeitig die Partei, die damit arbeiten muss. Je mehr Parteien beteiligt sind, desto wichtiger wird es, diesen Austausch gut zu organisieren.

Warum sollten Sie dieselben Informationen immer wieder neu eingeben?

Eine internationale Sendung durchläuft viele Hände. Der Lieferant, der Spediteur, der Frachtführer, der Zollagent und der Empfänger haben jeweils ihre eigenen Verantwortlichkeiten. Oft arbeiten sie zudem mit unterschiedlichen Systemen. Daher ist ein guter Informationsaustausch für einen reibungslosen Ablauf des Logistikprozesses unerlässlich.

In der Praxis bedeutet das immer noch, regelmäßig E-Mails zu versenden, Dokumente weiterzuleiten und Daten manuell zu übertragen. Jeder zusätzliche Arbeitsschritt kostet Zeit und birgt die Gefahr von Fehlern. Warum sollten Sie Informationen erneut eingeben, wenn diese bereits irgendwo digital verfügbar sind?

Bei Bos Logistics spielt die Digitalisierung eine wichtige Rolle bei der Organisation unserer Dienstleistungen. Über EDI-Schnittstellen können Systeme Daten direkt miteinander austauschen. Dazu gehören beispielsweise Transportaufträge, Auftragsinformationen, Bestandsaktualisierungen und Dokumente. Auch Anbindungen an ERP-, TMS- und WMS-Systeme gehören zu unseren digitalen Möglichkeiten.

Auf diese Weise reduzieren wir die manuelle Datenübertragung und sorgen dafür, dass die verschiedenen Teile des Logistikprozesses besser aufeinander abgestimmt sind. Das verschafft unseren Mitarbeitern, Kunden und Partnern, die alle auf aktuelle und zuverlässige Informationen angewiesen sind, einen besseren Überblick.

Für die Zollabfertigung gelten spezifische Anforderungen an die einzureichenden Daten und Dokumente. Die beteiligten Parteien müssen feststellen können, welche Formalitäten erforderlich sind und ob die Informationen vollständig und korrekt sind. Eine gut organisierte digitale Informationsbereitstellung unterstützt diese Vorbereitung und erleichtert es, fehlende Daten rechtzeitig zu erkennen.

Weniger Papier, mehr Übersicht

Auch die Art und Weise, wie wir mit Dokumenten umgehen, verändert sich. Bei Bos Logistics arbeiten wir unter anderem mit digitalen Frachtbriefen über e-CMR, elektronischen Signaturen und automatischer Archivierung. Dadurch können Informationen digital erfasst, abgerufen und ausgetauscht werden.

Das bringt praktische Vorteile mit sich. Die Mitarbeiter müssen weniger Zeit für das Suchen, Weiterleiten oder erneute Anfordern von Dokumenten aufwenden. Darüber hinaus können Kunden über unser digitales Portal selbst Informationen zu ihren Sendungen abrufen, darunter Transportstatus, voraussichtliche Lieferzeiten und verfügbare Dokumente.

Für Zollanmeldungen gelten eigene Verfahren und Dokumentationsanforderungen. Dennoch ist der allgemeine Trend hin zur digitalen Arbeitsweise auch für diesen Teil der Logistikkette relevant. Je besser Daten erfasst und bereitgestellt werden, desto einfacher können die beteiligten Parteien ihre Arbeitsabläufe aufeinander abstimmen.

Wir arbeiten daher weiterhin daran, unsere Informationsflüsse noch stärker zu vernetzen und zu digitalisieren. Unser Ziel ist es, manuelle Übergabeschritte zunehmend zu reduzieren und Informationen für die Mitarbeiter, die damit arbeiten, übersichtlich bereitzustellen.

Welche Rolle kann KI dabei spielen?

Durch die Digitalisierung stehen immer mehr Informationen zur Verfügung. Das bietet Möglichkeiten, Daten intelligenter zu nutzen und Prozesse weiter zu verbessern. Künstliche Intelligenz, kurz KI, spielt dabei eine interessante Rolle.

In der Logistikbranche kann KI beispielsweise eingesetzt werden, um große Datenmengen zu analysieren, wiederkehrende Muster zu erkennen und Abweichungen frühzeitig sichtbar zu machen. Auch bei der Dokumentenverarbeitung und der Einschätzung möglicher Verzögerungen bieten sich Chancen. Die Anwendbarkeit hängt dabei stark von der Qualität der verfügbaren Daten und der Ausgestaltung des Prozesses ab.

Bei Bos Logistics unternehmen wir mittlerweile auch erste Schritte mit KI in Form von Pilotprojekten. Wir untersuchen, wo diese Technologie unsere Mitarbeiter unterstützen kann und welche Anwendungen in der Praxis tatsächlich einen Mehrwert bieten. Dabei achten wir sorgfältig auf die Zuverlässigkeit der Daten, die Verwertbarkeit der Ergebnisse und die Rolle der menschlichen Kontrolle.

Letzteres ist insbesondere für Zollprozesse relevant, bei denen korrekte Zollanmeldungen und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften von entscheidender Bedeutung sind. Neue Technologien können bei der Aufbereitung und Auswertung von Informationen helfen, während fachkundige Mitarbeiter weiterhin für die korrekte Anwendung der Verfahren verantwortlich bleiben.

Diese Entwicklung eröffnet interessante Perspektiven. Wenn Abweichungen früher erkennbar sind und Informationen schneller ausgewertet werden können, entsteht mehr Spielraum, um rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen. Mit unseren KI-Pilotprojekten loten wir aus, wie wir solche Möglichkeiten auf verantwortungsvolle Weise nutzen können.

„Angekommen“ ist noch nicht gleichbedeutend mit „freigegeben“

So digital die Logistikkette auch werden mag, die Zollvorschriften bleiben weiterhin gültig. Ein Container kann bereits im Rotterdamer Hafen stehen oder eine Luftfrachtsendung kann bereits auf dem Flughafen Schiphol gelandet sein, ohne dass die Waren direkt an den Kunden ausgeliefert werden dürfen.

Bei Waren aus Ländern außerhalb der Europäischen Union muss klar sein, unter welcher Zollregelung sie weiterbefördert werden. Manchmal werden Waren nach Erledigung der erforderlichen Formalitäten in den freien Verkehr übergeführt. In anderen Fällen werden sie unter Zollaufsicht an einen anderen Ort transportiert oder vorübergehend in einem Zolllager gelagert.

Welcher Weg am besten geeignet ist, hängt unter anderem vom Bestimmungsort, der Planung und davon ab, was der Kunde mit den Waren vorhat. Auch wenn alle Informationen korrekt übermittelt wurden, kann der Zoll beschließen, eine Sendung zu kontrollieren. Das gehört zum internationalen Warenverkehr dazu und kann Auswirkungen auf die Verfügbarkeit der Fracht haben.

Gerade in solchen Momenten ist eine gute Abstimmung wichtig. Wenn die beteiligten Parteien über den Status einer Sendung informiert sind und Informationen rechtzeitig ausgetauscht werden, können sie schneller auf Veränderungen reagieren. Digitale Systeme sorgen für den nötigen Überblick, während die Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrung einsetzen, um die richtigen nächsten Schritte zu bestimmen.

Die beste Zollabfertigung fällt kaum auf

Wenn alles reibungslos läuft, macht sich eigentlich niemand Gedanken darüber. Die erforderlichen Informationen liegen vor, das richtige Zollverfahren wurde befolgt und die Waren können planmäßig weitergeleitet werden. Der Lkw fährt los, das Lager bearbeitet die Sendung und der Kunde erhält seine Waren. Hinter diesem scheinbar selbstverständlichen Warenfluss stecken jedoch einiges an Vorbereitung, Zusammenarbeit und immer mehr Technologie.

Bei Bos Logistics bringen wir diese Komponenten zusammen. Wir kombinieren Transport, Lagerhaltung und Zollabfertigung mit digitalen Lösungen, die wir kontinuierlich weiterentwickeln. Systeme tauschen Informationen aus, Dokumente sind digital verfügbar, und mit neuen Anwendungen wie KI untersuchen wir, wie wir unsere Prozesse weiter verbessern können.

Dabei bauen wir auf den digitalen Lösungen auf, die bereits heute zum Einsatz kommen. Wir investieren weiterhin in Möglichkeiten, Informationen schneller verfügbar zu machen, Prozesse besser aufeinander abzustimmen und unseren Kunden mehr Einblick und Kontrolle über ihre Warenströme zu verschaffen.

Denn je besser die Informationen unterwegs organisiert sind, desto reibungsloser können die Waren ihr Ziel erreichen.