Wie aan Bos Logistics denkt, denkt waarschijnlijk eerst aan vrachtwagens, warehouses, planners en chauffeurs. Maar achter die zichtbare logistieke operatie is de afgelopen jaren een tweede ontwikkeling in een stroomversnelling geraakt. Data, systemen en slimme digitale processen spelen een steeds grotere rol in hoe we werken, beslissingen nemen en verbeteren.

Vanuit de nieuw geformuleerde Bos Logistics-strategie was er behoefte aan een team waarin kennis van processen en technieken zouden worden gecombineerd om verbeterinitiatieven te kunnen identificeren en realiseren.

Wat begon met het samenbrengen van bestaande kennis, is inmiddels uitgegroeid tot een multidisciplinair team dat midden in de organisatie staat en de medewerkers helpt bij diverse analyses, rapportages en implementaties van procesverbeteringen. Al deze projecten worden centraal gecoördineerd en voorzien van duidelijke doelstellingen, een planning en benodigde resources.

De kennis was er al

Bij het formeren van het team is gekeken naar de kennis en expertise van reeds aanwezig medewerkers op het gebied van processen, data en systemen. De één kende het Warehouse Management System tot in detail, een ander wist precies hoe het Transport Management System en de systemen daaromheen functioneerden. Weer een ander was er expert op het gebied van financiële en operationele analyses.

De verschillende disciplines werden door Michael van Leeuwen samengebracht in de BIC, het Business Intelligence Center. “Het was fijn dat er al veel expertise in huis was, zodat we snel aan de slag konden en gericht konden inhuren waar bepaalde expertises ontbraken”.

Juist die combinatie van systeemkennis, proceskennis, data en businessanalyse bleek waardevol. Om technologie succesvol toe te passen in logistiek, moet je eerst begrijpen wat er daadwerkelijk gebeurt in een warehouse, op de planning, bij Customer Service en onderweg.

Van terugkijken naar dagelijks sturen

Een van de eerste belangrijke ontwikkelingen was het samenbrengen van informatie uit verschillende systemen. Financiële data, operationele gegevens en informatie uit onder andere WMS, TMS, boordcomputers en urenregistraties werden gecombineerd in Business Intelligence oplossingen.

Daardoor ontstond steeds meer inzicht in wat er binnen de organisatie gebeurde. Niet alleen voor het management, maar juist ook voor medewerkers in de dagelijkse operatie. Op verschillende afdelingen is actuele informatie beschikbaar over bijvoorbeeld prestaties, beschikbaarheid en status van zendingen. Data wordt daarmee niet alleen gebruikt om achteraf te rapporteren, maar steeds meer om gedurende de dag betere beslissingen te nemen.

Ook op organisatieniveau helpt die informatie om sneller te sturen. Hoe hebben we afgelopen week gepresteerd? Hoe verhoudt dat zich tot dezelfde periode vorig jaar? Waar ontstaan afwijkingen en waar moeten we bijsturen? Door financiële en operationele gegevens met elkaar te verbinden en te koppelen aan forecasts en budgetten, ontstaat een steeds actueler beeld van hoe de organisatie ervoor staat.

Naarmate data beter beschikbaar kwam, groeide ook de behoefte aan betrouwbare en actuele informatie. En daarmee groeide het team mee.

Stap voor stap nieuwe expertise

Cybersecurity kreeg bijvoorbeeld een steeds prominentere plek. Naast ingehuurde expertise wilde Bos Logistics ook intern meer kennis en regie op digitale veiligheid hebben. Denk aan bewustwording en trainingen van medewerkers, phishing-tests, meervoudige authenticatie, toegangsrechten en veiligheidsprotocollen.

Tegelijkertijd ontstond behoefte aan meer capaciteit voor analyse en het realiseren van verbeterprojecten. Zo werd het team uitgebreid met een extra projectmanager en beschikt het team sinds enige tijd ook over een fullstack developer, waardoor bepaalde toepassingen sneller intern kunnen worden ontwikkeld.

Een concreet voorbeeld is een ticketsysteem voor Customer Service op Schiphol. Relevante informatie uit verschillende systemen wordt real-time bij elkaar gebracht, zodat een medewerker bij een binnenkomende vraag direct kan schakelen. Andere voorbeelden zijn de Bos BI control tower die de medewerkers voorzien van up-to-date zendingenstatus, prestaties en ontwikkelingen. Ook voor klanten zijn inmiddels klantenportals actief.

Zo groeide het team in enkele jaren uit tot zo’n acht medewerkers, aangevuld met externe specialisten. Niet volgens een vooraf uitgetekend plan voor een grote IT afdeling, maar telkens vanuit een concrete behoefte.

Veertig verbeterprojecten, één gezamenlijke richting

Inmiddels zijn vanuit de BIC ongeveer veertig verbeterprojecten gedefinieerd. Die lopen uiteen van verbeteringen op gebied van hardware, software en cybersecurity tot rapportages, automatisering en procesverbetering.

Veel verbeteringen vinden plaats binnen de operatie en worden gerealiseerd door medewerkers van verschillende afdelingen. De BIC helpt projecten te initiëren, expertise samen te brengen, prioriteiten te bewaken en overlap tussen initiatieven te voorkomen.

Daarmee heeft het team steeds meer een verbindende rol gekregen. Een goed idee op de werkvloer kan uitgroeien tot een digitaal verbeterproject, terwijl inzichten uit data juist aanleiding kunnen zijn om een operationeel proces anders in te richten.

First time right

Eén van de belangrijkste principes op de verbeteragenda is ‘first time right’: hoe correcter en vollediger de input is, hoe minder herstelwerk later in het proces nodig is.

Een fout bij de invoer van een order kan verderop immers meerdere keren terugkomen. De operatie moet informatie corrigeren, Customer Service krijgt er mogelijk vragen over en uiteindelijk heeft Finance er ook last van.

Om vreemde, afwijkende input snel te identificeren wordt al veel gebruik gemaakt van automatisering en rapportage via de schermen. Daarnaast ziet Michael nog veel potentie voor automatisering bij het voorkomen van dubbel werk en voorkomen van vermijdbare correcties. Zo houden medewerkers meer tijd over voor werkzaamheden waarbij hun kennis, ervaring en contact met de klant wél het verschil maken.

Waarom we niet alles zelf willen bouwen

De technische mogelijkheden ontwikkelen zich ondertussen razendsnel. Moderne programmeertechnieken en kunstmatige intelligentie maken het mogelijk om toepassingen in veel kortere tijd te ontwikkelen dan enkele jaren geleden. Daardoor is ook de BIC zelf steeds meer gaan ontwikkelen. Niet alles wat technisch mogelijk is, moet ook intern worden gebouwd. “We zijn weliswaar van oorsprong een transportbedrijf en geen softwarehuis, maar we willen wel voorop lopen in het gebruiken en toepassen van de nieuwste technieken”, zegt Michael.

Voor toepassingen die sterk samenhangen met onze eigen processen kan interne ontwikkeling juist veel voordelen hebben, omdat de kennis van de logistieke praktijk al in de organisatie zit en we snel kunnen schakelen. Bij bedrijfskritische systemen die 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn gelden andere eisen, daar ook professionele ondersteuning en voldoende technische capaciteit bij.

Technologie moet de operatie volgen

Die pragmatische aanpak past bij de logistiek waarin Bos Logistics actief is. Zeker in luchtvracht kan de werkelijkheid snel veranderen. Klanten willen op het laatste moment kunnen schakelen en verwachten dat hun logistieke partner daarin meegaat.

Een systeem kan technisch perfect zijn ingericht, maar als het onvoldoende ruimte laat voor de dynamiek van de dagelijkse operatie werkt het uiteindelijk tegen je. Juist de combinatie van systeemkennis en logistieke ervaring helpt om die werelden bij elkaar te brengen.

Daar zit voor Michael ook de essentie van de ontwikkeling: automatiseren waar het slimmer kan en de technologie de medewerkers laten ondersteunen bij hun werk en ruimte creëren voor de situaties waarin ervaring, persoonlijk contact en snel handelen nodig blijven.

Het grotere team

Misschien wel de belangrijkste ontwikkeling is daarom niet technisch. Data, IT en digitalisering zijn steeds minder afzonderlijke onderwerpen en steeds meer onderdeel van hoe Bos Logistics als organisatie werkt.

Michael spreekt nadrukkelijk ook over het ‘grotere team’: alle collega’s binnen Bos Logistics die uiteindelijk met nieuwe processen en oplossingen werken. Een dashboard heeft pas waarde als de informatie wordt gebruikt en een automatisering werkt alleen als die aansluit op de dagelijkse praktijk en de data op orde is.

Juist die samenwerking tussen specialisten en operatie is essentieel voor de volgende fase. Bos Logistics werkt onder meer verder aan het ‘first time right’ aanpak, automatisering van rittenplanning, papierloze logistiek, verdere systeemintegratie en nieuwe toepassingen van AI.

De ambitie is daarbij om logistieke kennis, mensen, data en technologie steeds slimmer met elkaar te verbinden. Zodat onze medewerkers hun werk beter kunnen doen, de operatie verder verbetert en onze klanten uiteindelijk profiteren van logistiek die steeds slimmer, betrouwbaarder en efficiënter wordt.