Het is een herkenbare uitdaging in de internationale logistiek. Goederen leggen soms duizenden kilometers af, terwijl één ontbrekend gegeven ervoor kan zorgen dat ze op het laatste moment blijven staan. Daarom wordt het steeds belangrijker om de informatiestromen rondom het transport goed te organiseren. Digitalisering biedt daarbij steeds meer mogelijkheden en verandert de manier waarop logistieke partijen samenwerken.

De vracht reist, maar de informatie moet vooruit

Bij internationaal goederenvervoer komt behoorlijk wat informatie kijken, zeker wanneer goederen van buiten de Europese Unie worden ingevoerd. De douane moet onder andere kunnen vaststellen wat er wordt vervoerd, waar de goederen vandaan komen, wat ze waard zijn en welke regels erop van toepassing zijn. Dat vraagt om correcte documenten en betrouwbare gegevens.

Neem bijvoorbeeld een handelsfactuur waarop goederen simpelweg als 'onderdelen' staan omschreven. Voor de leverancier en ontvanger is misschien precies duidelijk wat daarmee wordt bedoeld, maar voor de douane is zo'n omschrijving vaak niet specifiek genoeg. Om wat voor onderdelen gaat het, waarvoor worden ze gebruikt en van welk materiaal zijn ze gemaakt? Die details kunnen bepalend zijn voor de juiste goederencode, de invoerrechten en eventuele aanvullende eisen.

Het interessante is dat zulke problemen vaak al ontstaan voordat de vracht onderweg is. De benodigde informatie is ergens in de keten beschikbaar, maar bereikt niet altijd op tijd de partij die ermee moet werken. Naarmate er meer partijen betrokken zijn, wordt het belangrijker om die uitwisseling goed te organiseren.

Waarom zou je dezelfde informatie steeds opnieuw invoeren?

Een internationale zending gaat door heel wat handen. De leverancier, expediteur, vervoerder, douanevertegenwoordiger en ontvanger hebben ieder hun eigen verantwoordelijkheden. Vaak werken ze bovendien met verschillende systemen. Dat maakt een goede uitwisseling van informatie essentieel voor een soepel verloop van het logistieke proces.

In de praktijk betekent dat nog regelmatig e-mails versturen, documenten doorsturen en gegevens handmatig overnemen. Iedere extra handeling kost tijd en biedt ruimte voor fouten. Waarom zou je informatie opnieuw invoeren als die al ergens digitaal beschikbaar is?

Bij Bos Logistics speelt digitalisering een belangrijke rol in de manier waarop we onze dienstverlening organiseren. Via EDI-koppelingen kunnen systemen rechtstreeks gegevens met elkaar uitwisselen. Denk aan transportopdrachten, orderinformatie, voorraadupdates en documenten. Ook koppelingen met ERP-, TMS- en WMS-systemen maken deel uit van onze digitale mogelijkheden.

Zo beperken we handmatige gegevensoverdracht en zorgen we dat verschillende onderdelen van het logistieke proces beter op elkaar aansluiten. Dat levert meer overzicht op voor onze medewerkers, klanten en partners, die allemaal afhankelijk zijn van actuele en betrouwbare informatie.

Voor douaneafhandeling gelden specifieke eisen aan de gegevens en documenten die worden aangeleverd. De betrokken partijen moeten kunnen vaststellen welke formaliteiten nodig zijn en of de informatie compleet en correct is. Een goed georganiseerde digitale informatievoorziening ondersteunt die voorbereiding en maakt het gemakkelijker om ontbrekende gegevens tijdig op te merken.

Minder papier, meer overzicht

Ook de manier waarop we met documenten omgaan, verandert. Bij Bos Logistics werken we onder andere met digitale vrachtbrieven via e-CMR, elektronische handtekeningen en automatische archivering. Informatie kan daardoor digitaal worden vastgelegd, teruggevonden en uitgewisseld.

Dat levert praktische voordelen op. Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan het zoeken, doorsturen of opnieuw opvragen van documenten. Klanten kunnen bovendien via ons digitale portaal zelf informatie over hun zendingen raadplegen, waaronder transportstatussen, verwachte levertijden en beschikbare documenten.

Voor douaneaangiften gelden eigen procedures en documentvereisten. Toch is de bredere ontwikkeling naar digitaal werken ook voor dit onderdeel van de logistieke keten relevant. Hoe beter gegevens worden vastgelegd en beschikbaar gesteld, hoe gemakkelijker betrokken partijen hun werkzaamheden op elkaar kunnen afstemmen.

We blijven daarom werken aan het verder verbinden en digitaliseren van onze informatiestromen. De ambitie is om steeds meer handmatige overdrachtsmomenten te beperken en informatie op een overzichtelijke manier beschikbaar te maken voor de mensen die ermee werken.

Wat kan AI hierin betekenen?

Met digitalisering komt steeds meer informatie beschikbaar. Dat biedt mogelijkheden om gegevens slimmer te benutten en processen verder te verbeteren. Kunstmatige intelligentie, oftewel AI, speelt daarin een interessante rol.

Binnen de logistieke sector kan AI bijvoorbeeld worden ingezet om grote hoeveelheden gegevens te analyseren, terugkerende patronen te herkennen en afwijkingen eerder zichtbaar te maken. Ook bij documentverwerking en het inschatten van mogelijke vertragingen liggen kansen. De toepasbaarheid hangt daarbij sterk af van de kwaliteit van de beschikbare gegevens en de inrichting van het proces.

Bij Bos Logistics zetten we inmiddels ook stappen met AI in de vorm van pilots. We onderzoeken waar deze technologie onze medewerkers kan ondersteunen en welke toepassingen in de praktijk daadwerkelijk waarde toevoegen. Daarbij kijken we zorgvuldig naar de betrouwbaarheid van gegevens, de bruikbaarheid van de uitkomsten en de rol van menselijke controle.

Dat laatste is zeker relevant voor douaneprocessen, waar correcte aangiften en naleving van wet- en regelgeving essentieel zijn. Nieuwe technologie kan helpen bij de voorbereiding en beoordeling van informatie, terwijl deskundige medewerkers verantwoordelijk blijven voor de juiste toepassing van de procedures.

De ontwikkeling biedt interessante perspectieven. Wanneer afwijkingen eerder zichtbaar worden en informatie sneller kan worden beoordeeld, ontstaat er meer ruimte om tijdig actie te ondernemen. Met onze AI-pilots verkennen we hoe we zulke mogelijkheden op een verantwoorde manier kunnen benutten.

Aangekomen is nog niet hetzelfde als vrijgegeven

Hoe digitaal de logistieke keten ook wordt, de douaneregels blijven gelden. Een container kan al in de Rotterdamse haven staan of een luchtvrachtzending kan al op Schiphol zijn geland, zonder dat de goederen direct naar de klant mogen.

Bij goederen van buiten de Europese Unie moet duidelijk zijn onder welke douaneregeling ze verdergaan. Soms worden goederen na de vereiste formaliteiten in het vrije verkeer gebracht. In andere situaties worden ze onder douanetoezicht naar een andere locatie vervoerd of tijdelijk opgeslagen in een douane-entrepot.

Welke route het meest geschikt is, hangt onder andere af van de bestemming, de planning en wat de klant met de goederen wil doen. Ook wanneer alle informatie correct is aangeleverd, kan de douane besluiten een zending te controleren. Dat hoort bij het internationale goederenverkeer en kan gevolgen hebben voor de beschikbaarheid van de vracht.

Juist op zulke momenten is goede afstemming belangrijk. Wanneer de betrokken partijen weten wat de status van een zending is en informatie tijdig wordt gedeeld, kunnen ze sneller reageren op veranderingen. Digitale systemen ondersteunen dat overzicht, terwijl medewerkers hun kennis en ervaring inzetten om de juiste vervolgstappen te bepalen.

De beste douaneafhandeling merk je bijna niet

Wanneer alles goed verloopt, staat niemand er eigenlijk bij stil. De benodigde informatie is beschikbaar, de juiste douaneprocedure is gevolgd en de goederen kunnen volgens planning verder. De vrachtwagen rijdt, het warehouse verwerkt de zending en de klant ontvangt zijn goederen. Achter die ogenschijnlijk vanzelfsprekende goederenstroom zit behoorlijk wat voorbereiding, samenwerking en steeds meer technologie.

Bij Bos Logistics brengen we die onderdelen samen. We combineren transport, warehousing en douaneafhandeling met digitale oplossingen die we voortdurend verder ontwikkelen. Systemen wisselen informatie uit, documenten zijn digitaal beschikbaar en met nieuwe toepassingen zoals AI onderzoeken we hoe we onze processen verder kunnen verbeteren.

Daarbij bouwen we voort op de digitale oplossingen die vandaag al worden gebruikt. We blijven investeren in manieren om informatie sneller beschikbaar te maken, processen beter op elkaar af te stemmen en onze klanten meer inzicht en grip op hun goederenstromen te geven.

Want hoe beter de informatie onderweg is geregeld, hoe soepeler de goederen hun bestemming kunnen bereiken.