Een vliegtuig wacht niet. Maar de vracht die erin moet, komt vanuit allerlei richtingen en van verschillende partijen. Zeker rondom een luchthaven als Schiphol levert dat een bijzondere logistieke puzzel op. Capaciteit bij ground handlers is beperkt, vracht moet binnen de juiste tijdvensters worden aangeleverd en verschillende partijen bewegen tegelijkertijd richting dezelfde locaties.

Stel dat een vlucht om middernacht vertrekt en vracht vóór een bepaald tijdstip moet worden aangeleverd. Iedere partij wil zo lang mogelijk de tijd houden om goederen mee te kunnen sturen. Het gevolg is dat verschillende vervoerders rond dezelfde momenten richting dezelfde ground handler bewegen. De ene met een volle vrachtwagen, de andere met slechts een deel van de beschikbare laadruimte.

Dat zorgt voor extra voertuigbewegingen en drukte rondom de afhandeling. Tegelijkertijd willen klanten weten waar hun vracht zich bevindt, welke stappen al zijn doorlopen en of alles volgens planning verloopt. Precies in die combinatie ziet Bos Logistics ruimte om het slimmer te organiseren: de fysieke goederenstroom efficiënter maken én de informatie eromheen beter inzichtelijk maken.

“Een pallet ophalen en wegbrengen kan iedere vervoerder”, zegt Dave Schuurman, nauw betrokken bij de ontwikkeling van On Air Transport binnen Bos Logistics. “Het verschil zit voor ons vooral in wat je daaromheen organiseert.”

On Air Transport: de schakel rondom de luchthaven

On Air Transport draait om het vervoer tussen ground handlers op de luchthaven en de warehouses van Bos Logistics of haar klanten. Bij import haalt Bos Logistics luchtvracht op bij de verschillende ground handlers en brengt deze naar het eigen warehouse of rechtstreeks naar het warehouse van een klant.

Bij export loopt de beweging andersom. Goederen worden binnen de Benelux opgehaald en naar een warehouse gebracht, waar eventueel aanvullende activiteiten plaatsvinden. Vervolgens gaat de vracht op het juiste moment naar de betreffende ground handler op Schiphol.

Bos Logistics verzorgt al jarenlang voortransport, distributie, warehousing en natransport van luchtvracht. De ontwikkeling van OAT, die ongeveer drie jaar geleden in gang is gezet, richt zich op de vraag hoe dat laatste deel rondom de luchthaven slimmer, voorspelbaarder en transparanter kan worden georganiseerd.

Daarbij gaat het zowel om het bundelen van fysieke vrachtstromen als om de informatie die daarbij hoort. Via een digitale portal wordt die informatiestroom rondom zendingen inzichtelijk gemaakt. Zo komen transport, data en technologie samen in één proces.

Waarom met vijf vrachtwagens rijden als het ook slimmer kan?

Een belangrijk principe achter OAT is consolidatie. In plaats van zoveel mogelijk afzonderlijke ritten richting dezelfde ground handlers, bundelt Bos Logistics vrachtstromen waar dat mogelijk is. Bij export betekent dit dat goederen van verschillende klanten kunnen worden samengebracht voordat ze richting de luchthaven gaan. Daardoor kunnen voertuigen beter worden benut en zijn minder afzonderlijke bewegingen nodig.

Bij import werkt hetzelfde principe de andere kant op. Een binnenkomend vliegtuig kan vracht bevatten voor een groot aantal verschillende partijen. Wanneer iedere partij afzonderlijk een voertuig stuurt om haar goederen op te halen, ontstaan veel losse bewegingen rond dezelfde ground handler. Door vrachtstromen te bundelen, kan hetzelfde proces met minder voertuigen worden georganiseerd.

Dat is relevant op een luchthaven waar beschikbare ruimte en capaciteit voortdurend onder druk staan. Minder afzonderlijke bewegingen kunnen bijdragen aan minder congestie rondom de afhandeling, terwijl een betere beladingsgraad ervoor zorgt dat beschikbare transportcapaciteit efficiënter wordt gebruikt.

Consolidatie draagt zo bij aan een slimmer georganiseerde goederenstroom binnen een omgeving waarin veel partijen afhankelijk zijn van dezelfde infrastructuur. Een betere beladingsgraad en minder afzonderlijke voertuigbewegingen maken de operatie bovendien efficiënter en dragen bij aan duurzamer transport. Juist op een drukke luchthaven kunnen operationele efficiency en verduurzaming zo hand in hand gaan.

Van een stapel papieren naar vooraf weten wat er komt

Tegelijkertijd verandert de manier waarop vracht op de luchthaven wordt afgehandeld. “Vroeger werd je bij wijze van spreken met een stapel papieren Schiphol opgestuurd”, vertelt Dave. “Tegenwoordig kijk je eerst in de systemen: is de vracht binnen, kan ik die ophalen en past het in de auto?”

Ook vooraanmelding wordt steeds belangrijker. Ground handlers werken in toenemende mate met tijdsloten. Een vervoerder moet vooraf aangeven wanneer hij komt en welke vracht wordt gebracht of opgehaald. Is de beschikbare capaciteit binnen een bepaald tijdvenster bereikt, dan moet het transport op een ander moment plaatsvinden.

Dat vraagt om steeds meer vooruitkijken in de planning: vooraf weten wat beschikbaar is, wat mee kan en wanneer er capaciteit is om het af te handelen. OAT sluit precies op die ontwikkeling aan. Transport, planning en informatie worden steeds sterker met elkaar verbonden, waardoor goederenstromen planmatiger kunnen worden georganiseerd.

De vracht beweegt. De informatie beweegt mee.

Een efficiënte fysieke goederenstroom vraagt ook om goede informatie. Want voor een klant blijft gedurende het transport een belangrijke vraag bestaan: wat gebeurt er ondertussen met mijn vracht?

Daarom is rondom OAT een digitale portal ontwikkeld. Via die omgeving krijgen klanten inzicht in hun zendingen en belangrijke milestones binnen het proces. Fysiek transport en digitale informatie worden daarmee steeds nadrukkelijker met elkaar verbonden. Voor Bos Logistics is dat een belangrijk onderdeel van de verdere modernisering van de luchtvrachtoperatie: goederen efficiënt verplaatsen en klanten tegelijkertijd digitaal inzicht geven in wat er onderweg gebeurt.

Voor Dave zit juist daar een belangrijk deel van de toegevoegde waarde. “De portal die we hebben ontwikkeld en de visibility die we daarmee creëren, zorgen ook voor transparantie naar onze klanten.” Het effect daarvan is heel praktisch: een klant hoeft minder afhankelijk te zijn van losse telefoontjes, documenten of terugkoppelingen om te weten wat er met een zending gebeurt.

In luchtvracht draait alles om milestones

Die zichtbaarheid is in luchtvracht extra belangrijk. Een zending doorloopt verschillende momenten die bepalend zijn voor het proces. In de sector worden die aangeduid als milestones. Wanneer is de zending opgehaald bij de verzender? Wanneer kwam deze aan op Schiphol? Hoe lang stond de vracht in het warehouse? Wanneer zijn eventuele aanvullende activiteiten uitgevoerd? En wanneer is de zending daadwerkelijk bij de ground handler aangeleverd?

“Milestones zijn in luchtvracht heel belangrijk”, legt Dave uit. “Op deze manier krijg je ook dat laatste stukje inzichtelijk.” Juist dat laatste traject richting de ground handler was volgens hem tot ongeveer anderhalf à twee jaar geleden minder transparant. Achteraf kon met documenten worden aangetoond wanneer een zending was gelost, terwijl die informatie tijdens het proces minder direct beschikbaar was.

Door die momenten digitaal vast te leggen, ontstaat een completer beeld van de reis die een zending aflegt. Zowel tijdens het proces als achteraf. Daarmee krijgt een klant beter zicht op een deel van de luchtvrachtketen dat voorheen minder eenvoudig te volgen was.

Niet iedere zending controleren, maar zien waar iets afwijkt

Meer inzicht verandert ook de manier waarop een logistieke operatie kan worden aangestuurd. Wanneer de normale voortgang van zendingen digitaal zichtbaar is, hoeft een medewerker niet voortdurend iedere individuele zending handmatig te controleren. De aandacht kan veel gerichter naar de situaties waarin iets afwijkt. Een zending die volgens planning verloopt, vraagt immers iets anders dan een zending waarbij een milestone niet op het verwachte moment wordt bereikt.

Daarmee ontstaat een verschuiving naar sturen op uitzonderingen. Medewerkers kunnen sneller zien waar actie nodig is en hun aandacht juist daar inzetten waar menselijke kennis en snel handelen het verschil maken.

Op de vraag wat voor klanten uiteindelijk het belangrijkste voordeel van de ontwikkeling is, hoeft Dave dan ook niet lang na te denken: “Visibility en transparantie. Absoluut.” Voor de klant betekent dat meer dan alleen weten waar een zending zich bevindt. Het geeft meer duidelijkheid gedurende het proces, maakt afwijkingen eerder zichtbaar en vermindert onzekerheid. Juist die combinatie draagt bij aan een betere klantbeleving en uiteindelijk aan klanttevredenheid.

Technologie én kennis van de operatie

OAT is in de afgelopen jaren vanuit verschillende disciplines binnen Bos Logistics ontwikkeld. De oorspronkelijke richting werd uitgezet door Frank Bos junior, waarna collega’s vanuit Business Intelligence, projectmanagement, transport, planning en de dagelijkse uitvoering samenwerkten aan zowel de digitale als operationele kant van het concept. Gedurende de ontwikkeling zijn volgens Dave ongeveer twintig mensen op enig moment betrokken geweest.

Juist die multidisciplinaire aanpak is belangrijk. Een portal moet technisch goed functioneren én aansluiten op de werkelijkheid van chauffeurs, planners, warehouses, klanten en ground handlers. Een operationeel slim idee wordt vervolgens sterker wanneer ook de informatie eromheen goed is georganiseerd.

OAT is daarmee een concreet voorbeeld van hoe digitalisering en innovatie binnen Bos Logistics onderdeel worden van de dagelijkse logistiek. Technologie, data en operationele kennis worden met elkaar verbonden om processen slimmer, inzichtelijker en uiteindelijk schaalbaarder te organiseren.

De volgende stap: steeds voorspelbaarder

Die ontwikkeling gaat verder. Een van de ambities is om het proces verder te digitaliseren en uiteindelijk zoveel mogelijk documentloos te werken. Fysieke documenten die nu nog onderdeel zijn van bepaalde processen moeten waar mogelijk verdwijnen. Ook losse informatie via e mail kan steeds verder worden teruggebracht wanneer boekingen, statussen en bijbehorende documenten centraal digitaal beschikbaar zijn.

Dat levert meer overzicht en minder handmatige verwerking op en past binnen de bredere beweging naar een modernere en duurzamere logistieke operatie. Minder papier is daarin één onderdeel. Minstens zo belangrijk is dat informatie direct digitaal beschikbaar komt en gedurende het hele proces kan worden gebruikt.

De ambitie gaat bovendien verder dan documenten. Bos Logistics wil de bewegingen rondom ground handlers uiteindelijk steeds planmatiger organiseren, bijvoorbeeld door op vaste momenten gedurende de dag vracht te brengen en op te halen. Klanten weten dan wanneer een volgende beweging plaatsvindt en kunnen beschikbare vracht daarop aanmelden.

Daarmee kunnen goederenstromen steeds meer worden samengebracht in voorspelbare bewegingen. Hoe meer vracht op die manier kan worden gebundeld, hoe efficiënter voertuigen kunnen worden ingezet en hoe beter de beschikbare capaciteit rondom de luchthaven kan worden benut.

Van transport uitvoeren naar de stroom organiseren

Daar komt de ontwikkeling achter OAT uiteindelijk samen. In een dynamische omgeving als Schiphol ontstaat veel waarde door alles rondom de fysieke rit goed te organiseren.

Weten wanneer vracht beschikbaar is, verschillende goederenstromen slim combineren, vooraf rekening houden met beschikbare slots en zichtbaar maken welke milestones al zijn bereikt. Zo wordt de operatie voorspelbaarder en kunnen medewerkers hun aandacht richten op de momenten waarop daadwerkelijk actie nodig is. De rol ontwikkelt zich daarmee steeds verder richting het organiseren en regisseren van de logistieke stroom.

Voor klanten betekent dat meer inzicht, transparantie en voorspelbaarheid. Voor de operatie betekent het een slimmere inzet van voertuigen en informatie. En op een luchthaven waar veel partijen tegelijkertijd gebruikmaken van beperkte capaciteit, kunnen consolidatie en een hogere beladingsgraad helpen om onnodige voertuigbewegingen terug te dringen.

OAT brengt daarmee verschillende ontwikkelingen samen die voor de toekomst van logistiek steeds belangrijker worden: digitalisering, innovatie, efficiency en verduurzaming. De digitale portal zorgt voor visibiliteit en transparantie, terwijl consolidatie helpt om fysieke goederenstromen slimmer te organiseren. Zo komen digitale innovatie en logistieke expertise samen in de dagelijkse operatie en versterken ze elkaar. Uiteindelijk zit daar de kracht van slimme luchtvracht: de hele beweging zo slim mogelijk organiseren.