In einem früheren Artikel haben wir darüber berichtet, wie Daten, Technologie und Fachwissen bei Bos Logistics eine immer größere Rolle spielen. Letztendlich zählt für den Kunden jedoch vor allem eine Frage: Was bedeutet das konkret für die tägliche Logistik?

Hinter jeder physischen Sendung verbirgt sich heutzutage eine große Menge an Informationen. Transportaufträge, Ladungsdaten, Statusmeldungen, Dokumente, Bestandsdaten, Wartezeiten und Lieferinformationen müssen alle zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein. Das gilt für unsere eigenen Mitarbeiter, aber auch für Kunden und andere Beteiligten in der Lieferkette.

Wenn diese Informationen nicht stimmen oder zu spät weitergegeben werden, hat das unmittelbare Auswirkungen auf den Betrieb. Deshalb investieren wir bereits seit einigen Jahren gezielt in unsere digitale Entwicklung. Mit Fachwissen in den Bereichen Daten, IT und Logistikprozesse verknüpfen wir Systeme und Informationen immer intelligenter mit dem täglichen Betrieb.

Weniger Telefonate, weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler

Eine der größten Veränderungen betrifft die Art und Weise, wie unsere Systeme und die unserer Kunden miteinander kommunizieren. Über digitale Schnittstellen können Aufträge und andere Informationen automatisch ausgetauscht werden, ohne dass Mitarbeiter dieselben Daten jedes Mal manuell übernehmen müssen.

Michael van Leeuwen, der eng in die digitale Entwicklung von Bos Logistics eingebunden ist, sieht darin einen deutlichen Unterschied zu der Situation vor einigen Jahren. „Weniger Telefonate, weniger manuelle Datenerfassung und weniger Fehler. Aber auch mehr Nachverfolgbarkeit und eine schnellere Rückmeldung an die Kunden.“

Die Auswirkungen davon sind größer, als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Jede manuelle Übertragung kostet Zeit und stellt zudem einen Moment dar, in dem Informationen falsch eingegeben werden können. Wenn Systeme direkt miteinander kommunizieren, kann ein Transportauftrag automatisch bearbeitet und relevante Statusinformationen anschließend digital zurückgesendet werden.

Für Kunden bedeutet das vor allem einen schnelleren und zuverlässigeren Prozess. Informationen müssen seltener angefordert werden, und die Mitarbeiter auf beiden Seiten verbringen weniger Zeit mit Verwaltungsaufgaben.

Schnellere Antworten, wenn es darauf ankommt

Auch intern arbeiten wir daran, Informationen aus verschiedenen Quellen intelligenter zusammenzuführen. Im Kundenservice am Flughafen Schiphol wurde beispielsweise ein Ticket-System eingeführt, mit dem relevante Daten aus verschiedenen Systemen an einem Ort verfügbar sind. Wenn eine Anfrage eingeht, muss ein Mitarbeiter daher nicht erst mehrere Systeme einzeln abfragen, um sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen.

Das ist besonders wertvoll, wenn etwas anders läuft als geplant. In der Logistik lässt sich nicht jede Abweichung vermeiden. Eine Verspätung, eine fehlende Referenz oder eine unerwartete Situation kann immer auftreten. Der Unterschied liegt dann darin, wie schnell klar ist, was los ist, und wie schnell darauf reagiert werden kann.

Die Digitalisierung soll also nicht nur dafür sorgen, dass alles schneller geht, wenn der Prozess nach Plan verläuft. Gerade wenn etwas abweicht, helfen bessere Informationen unseren Mitarbeitern, schneller zu reagieren und Kunden gezielter zu unterstützen.

„First Time Right“: Vorbeugen ist besser als Beheben

Noch besser als einen Fehler schnell zu beheben, ist es, diesen Fehler gar nicht erst entstehen zu lassen. Deshalb spielt das Prinzip „First Time Right“ eine wichtige Rolle bei der Weiterentwicklung unserer Prozesse.

Wenn ein Auftrag zu Beginn nicht vollständig oder korrekt erfasst wird, zieht sich diese Abweichung oft durch den gesamten Prozess. Der operative Bereich muss Informationen korrigieren, der Kundenservice erhält möglicherweise Anfragen, und letztendlich kann auch die Finanzabteilung mit demselben Fehler konfrontiert werden. In der Praxis kann es dadurch vorkommen, dass ein einzelner Auftrag mehrfach überprüft oder angepasst werden muss.

Genau das wollen wir so weit wie möglich vermeiden. Durch intelligentere Datenprüfungen, eine bessere Vernetzung der Systeme und die weitere Automatisierung von Prozessen können Informationen bereits zu einem früheren Zeitpunkt im Prozess korrekt erfasst werden. Das bedeutet weniger Nachbesserungsaufwand für unsere Mitarbeiter und einen besser vorhersehbaren Prozess für den Kunden.

Vom Reagieren zum Vorausschauen

Der nächste Schritt besteht darin, Informationen nicht nur schneller zu verarbeiten, sondern auch früher zu nutzen. Das „On Air“-Projekt ist ein gutes Beispiel dafür.

Indem Informationen aus der Logistikkette früher verfügbar sind, können unsere Mitarbeiter in bestimmten Situationen bereits handeln, bevor ein nächster Schritt offiziell begonnen hat. Wenn beispielsweise sichtbar ist, dass Waren in einem Lager verfügbar werden, kann früher abgestimmt werden, wo diese bereitgestellt werden sollen, und der Einsatz eines Fahrers kann entsprechend vorbereitet werden.

Michael sieht darin eine wichtige Veränderung. Während Bos Logistics früher häufiger davon abhängig war, wann ein Auftrag tatsächlich einging, kann der Betrieb nun immer öfter vorausschauend planen und proaktiv handeln.

Das verändert auch die Kommunikation mit den Kunden. Informationen werden nicht mehr nur dazu genutzt, um mitzuteilen, was geschehen ist, sondern zunehmend auch, um zu bestimmen, was geschehen wird. Gerade in einem logistischen Umfeld, in dem Schnelligkeit und Flexibilität wichtig sind, kann das einen großen Unterschied machen.

Von der Sendungsverfolgung zur Prozessoptimierung

Mehr digitale Informationen sorgen gleichzeitig für eine bessere Rückverfolgbarkeit. Daten, die früher über Telefongespräche, Nachrichten und verschiedene Systeme verstreut waren, werden zunehmend digital erfasst und zusammengeführt.

Dadurch können wir nicht nur eine aktuelle Sendung verfolgen, sondern auch besser analysieren, wie der Prozess verlaufen ist. Wo kam es zu Verzögerungen? Wie lange dauerte ein bestimmter Prozessschritt? Welche Abweichungen treten häufiger auf und wo gibt es Möglichkeiten für strukturelle Verbesserungen?

Diese Informationen nutzen wir in Dashboards, Berichten und KPI-Analysen. So helfen uns die Daten nicht nur bei der heutigen Sendung, sondern auch dabei, Muster zu erkennen und gemeinsam mit unseren Kunden Prozesse weiter zu optimieren.

Auch die alltäglichen Details werden digital

Digitalisierung findet nicht nur in großen Systemen oder komplexen Verknüpfungen statt. Gerade in alltäglichen Prozessen gibt es viele Möglichkeiten, Informationen schneller und zuverlässiger verfügbar zu machen.

Ein Beispiel ist die Erfassung von Wartezeiten. Wenn ein Fahrer an einer Be- oder Entladestelle warten muss, ist diese Information für verschiedene Beteiligten relevant. Wir untersuchen daher, wie dieser Prozess weiter automatisiert werden kann, unter anderem mithilfe von Standortdaten. So müssen Informationen seltener nachträglich manuell erfasst werden und es entsteht ein genaueres Bild davon, was im Betriebsablauf geschieht.

Auch Dokumente werden zunehmend Teil der digitalen Kette. Mit dem e-CMR, dem elektronischen Frachtbrief, können Informationen digital verarbeitet und bereitgestellt werden. Das reduziert den Papierverbrauch, sorgt aber vor allem für mehr Geschwindigkeit, Übersicht und Rückverfolgbarkeit. Dokumente lassen sich leichter wiederfinden, und relevante Informationen können schneller mit den beteiligten Parteien geteilt werden.

Es handelt sich dabei vielleicht um weniger auffällige Formen der Digitalisierung, doch gerade diese Art von Verbesserungen macht im täglichen Betrieb einen großen Unterschied.

Mehr Automatisierung, mehr Raum für persönlichen Kontakt

Dass immer mehr Informationen automatisch verarbeitet werden, bedeutet nicht, dass der persönliche Kontakt an Bedeutung verliert. Im Gegenteil: Wenn Mitarbeiter weniger Zeit damit verbringen, Daten abzutippen, Informationen nachzuschlagen und vermeidbare Korrekturen vorzunehmen, entsteht gerade mehr Raum für Tätigkeiten, bei denen menschliches Wissen und Erfahrung den Unterschied ausmachen.

Eine unerwartete Situation einschätzen, bei der Suche nach einer Lösung mitdenken, einen Kunden beraten oder schnell umschalten, wenn die Realität anders verläuft als geplant: Nicht jede logistische Situation lässt sich im Voraus in einem System erfassen. Flexibilität und persönlicher Kontakt bleiben daher ein wichtiger Bestandteil guter Dienstleistungen.

Digitale Lösungen sollen unseren Mitarbeitern vor allem dabei helfen, ihre Arbeit besser zu erledigen und schneller auf die dafür notwendigen Informationen zugreifen zu können.

Der nächste Schritt: immer weiter in die Zukunft blicken

Die digitale Entwicklung macht nicht bei Schnittstellen, Dashboards oder elektronischen Dokumenten Halt. Wir arbeiten unter anderem weiter an der Automatisierung der Planung, dem „First Time Right“-Prinzip, papierlosen Prozessen und neuen Anwendungen der künstlichen Intelligenz (KI).

Die technischen Möglichkeiten werden dabei immer größer, doch der Maßstab bleibt praktisch. Eine Anwendung muss ein konkretes Problem lösen, dazu beitragen, Fehler zu vermeiden, Informationen früher verfügbar machen oder einen Prozess nachweisbar verbessern.

Für Kunden muss sich diese Entwicklung letztendlich vor allem in der Qualität unserer Dienstleistungen bemerkbar machen: weniger manuelle Schritte und Korrekturen, schnellere Antworten, wenn etwas passiert, bessere Rückverfolgbarkeit und aktuellere Informationen als Grundlage für Entscheidungen.

Die dahinter stehende Entwicklung ist vielleicht noch wichtiger. Wir wollen immer weniger von Informationen abhängig sein, die erst im Nachhinein verfügbar werden, und immer früher wissen, was in der Logistikkette geschieht. Denn je früher die richtigen Informationen vorliegen, desto früher können wir handeln und desto mehr Kontrolle erhalten unsere Kunden über ihre Logistik.